Cómo funciona el alquiler de un robot humanoide, de D-30 al día D

El calendario completo del alquiler de un robot humanoide

Un servicio puede prepararse rápidamente cuando el lugar y el guion son sencillos. Pero, para trabajar con comodidad, un plazo de dos a cuatro semanas permite resolver las limitaciones antes de que se conviertan en problemas el día D.

La lógica es sencilla: cuanto antes se toman las decisiones importantes, menos tiene que improvisar el equipo sobre el terreno. El calendario sigue siendo válido sea cual sea la fórmula de alquiler elegida: media jornada, jornada o servicio a medida; lo que cambia sobre todo es el nivel de preparación y el guion.

D-30 a D-15: definir el objetivo antes de hablar de técnica

La primera pregunta no es «¿qué sabe hacer el robot?». La pregunta correcta es: ¿en qué momento queremos concentrar la atención del público y qué debe ocurrir justo después? En una feria profesional, el robot puede, por ejemplo, intervenir en la apertura, circular a determinadas horas por un pasillo, crear una cita regular delante del stand o acompañar una intervención.

En una fiesta de empresa o una inauguración, su papel puede ser distinto: recibir a los invitados, aparecer en un momento preciso, hacer un breve recorrido o servir de transición entre dos momentos del evento. En esta fase, la información útil que hay que reunir es, entre otra:

• la dirección exacta del lugar;
• el pabellón, el stand o el espacio afectado;
• los horarios de presencia y los horarios reales de apertura al público;
• el número de secuencias deseado y su duración aproximada;
• el tipo de público esperado y el nivel de afluencia;
• los interlocutores por parte del cliente, del organizador y de la regiduría;
• los posibles contenidos de marca, gestos o intervenciones que haya que integrar.

También es el momento de elegir entre una presencia sencilla y un verdadero guion para el evento. Una presencia sencilla puede consistir en hacer aparecer el robot varias veces a lo largo del día, hacerlo caminar e interactuar brevemente con los visitantes. Una secuencia guionizada, en cambio, tiene un inicio, una acción reconocible y una salida. El público entiende que está ocurriendo un momento especial.

Esta distinción es importante: un robot visible de forma permanente acaba enseguida formando parte del decorado. Unas apariciones más cortas y reconocibles permiten recuperar la atención con regularidad.

D-15 a D-7: comprobar el lugar, los accesos y la zona de evolución

Una vez definido el objetivo, la cuestión pasa a ser técnica. El proveedor suele pedir fotografías recientes del lugar, un plano o, cuando es necesario, una visita técnica. El objetivo no es complicar la organización, sino identificar con antelación todo lo que podría impedir o deteriorar la intervención.

El suelo. Un humanoide bípedo necesita una superficie compatible con su marcha. Se comprueba en particular:

• que el suelo es lo bastante plano y estable;
• la ausencia de escalones imprevistos y los desniveles;
• los cables que atraviesan la zona;
• las alfombras gruesas o mal fijadas;
• las pendientes y las superficies especialmente resbaladizas;
• los obstáculos temporales que puedan instalarse el mismo día.

El recorrido definitivo no tiene por qué ser largo. Unos pocos metros bien controlados valen más que una gran zona difícil de vigilar. También hay que prever un punto de partida, una zona de evolución y una zona de repliegue.

Los accesos. El robot tiene que llegar hasta el lugar donde se va a utilizar. Esto implica comprobar las condiciones de aparcamiento y de entrega, los accesos impuestos por seguridad, las dimensiones de las puertas, la existencia y las dimensiones de los ascensores, el trayecto entre la zona de descarga y el stand o la sala, así como los horarios en que ese trayecto está autorizado.

En una feria profesional, las limitaciones logísticas pueden ser mayores antes y después de la apertura que durante el propio evento. Por eso hay que comprobar con suficiente antelación las acreditaciones de expositor o de proveedor, los accesos técnicos y las franjas de montaje y desmontaje.

La alimentación y la preparación. Aunque el robot funcione con batería durante sus secuencias, sigue siendo necesaria una toma eléctrica para su preparación y sus periodos de recarga.

• un enchufe accesible;
• un espacio fuera de la circulación del público para el material;
• una zona de preparación suficientemente protegida;
• un camino practicable entre esa zona y el espacio de intervención.

El entorno humano cuenta tanto como el entorno físico. Hay que saber quién estará localizable durante el montaje, quién puede tomar una decisión si hay que modificar el guion de sala y con quién se comunica el operador en caso de problema. También debe preverse una solución alternativa: si una zona inicialmente despejada se llena muchísimo, si se añade mobiliario o si el recorrido deja de ser practicable, el equipo debe poder acortar o desplazar la secuencia en lugar de intentar mantener un guion que ya no se ajusta.

Los documentos solicitados dependen del lugar y del organizador. Un certificado de seguro de responsabilidad civil profesional puede formar parte, entre otros, de los documentos solicitados. Los requisitos exactos deben confirmarse siempre con el organizador, el gestor del recinto y, cuando el asunto lo requiera, con los profesionales competentes.

D-7 a D-1: convertir la idea en una secuencia ejecutable

A una semana del evento, normalmente la cuestión ya no es saber qué se querría hacer. Hay que determinar exactamente cómo va a empezar, desarrollarse y terminar la secuencia. Para cada aparición, el guion de sala puede precisar:

• la hora o la señal de inicio;
• el punto de partida del robot;
• el recorrido previsto;
• la duración máxima;
• la persona que da la señal de salida;
• las posibles intervenciones habladas;
• la música o el contenido que se difunde;
• el punto de salida.

Cuando el robot interviene durante una intervención hablada, una música u otro dispositivo escénico, la coordinación con la regiduría se vuelve esencial. Un desfase de unos segundos entre el robot, el micrófono y la música puede bastar para que una secuencia resulte difícil de entender.

Los movimientos sencillos suelen funcionar mejor que una demostración interminable. Un movimiento técnicamente complejo no es automáticamente un buen movimiento para un evento. El público debe poder entenderlo de inmediato. Unos pocos gestos cortos, espaciados y claramente visibles suelen ser más legibles que una sucesión de movimientos rápidos, y siempre hay que tener en cuenta el entorno.

En los servicios de Libella Robotics, el robot humanoide se maneja mediante teleoperación. Esto significa que un operador humano dirige el robot y observa su entorno en todo momento.

• modificar ligeramente el recorrido;
• ralentizar el robot;
• esperar a que una persona se aparte;
• interrumpir un movimiento;
• cancelar temporalmente una secuencia.

Esta capacidad de adaptación es esencial en un evento, porque el entorno real nunca está totalmente fijo. Cuando es posible, un ensayo in situ permite validar el punto de partida, el recorrido, las distancias, los tiempos de desplazamiento y la sincronización con los demás equipos. Si no es posible ensayar in situ, puede hacerse un pase a partir del plano, de vídeos del lugar y del guion de sala.

Antes del día D, tres responsabilidades deben estar perfectamente claras: quién decide, quién habla al público y quién se encarga de mantener la zona utilizable.

Día D: instalación, explotación y desmontaje

El día del servicio, el equipo llega antes del momento en que el robot debe ser visible para el público. El objetivo es disponer de un tiempo en el que las comprobaciones puedan hacerse sin presión. Una vez en el lugar, el equipo revisa el material y después procede a la puesta en marcha.

El recorrido se prueba en las condiciones reales del día. Una pasada a velocidad reducida permite comprobar en particular:

• el punto de partida;
• las distancias;
• los obstáculos aparecidos desde la preparación;
• el punto de parada;
• el acceso a la zona de repliegue.

El responsable por parte del cliente, la regiduría y el operador pueden hacer después una última reunión informativa. Se repasan los horarios, las señales de inicio y las posibles condiciones de cancelación de una secuencia.

Durante la explotación, el robot no tiene por qué funcionar de forma continua. Las apariciones espaciadas permiten crear varias citas a lo largo del día y dejar tiempo entre secuencias para preparar la siguiente. Durante cada intervención, el operador teleopera el robot y vigila lo que ocurre a su alrededor.

El guion de sala sigue siendo una referencia, pero no se ejecuta a ciegas. Si aumenta la afluencia, el recorrido puede acortarse. Si aparece un cable o un mueble en la zona, se modifica la trayectoria. Si una persona se acerca demasiado durante un desplazamiento, el robot puede detenerse. Entre dos pasadas, el robot vuelve a su zona de preparación para gestionar los tiempos de control y de recarga necesarios sin que se conviertan en una parte visible de la experiencia.

Al final del servicio, el robot se apaga y se revisa. El material se recoge y se retira respetando los horarios y el itinerario logístico previstos por el recinto. En algunas ferias es imposible hacer entrar un vehículo o mover material voluminoso antes de una hora determinada: este punto debe haberse anticipado desde la preparación.

• identificar las secuencias que mejor funcionaron;
• anotar las limitaciones encontradas;
• prever los ajustes útiles para un próximo servicio;
• identificar las imágenes que se hayan producido y cuya reutilización esté autorizada.

Lo que debe decidirse antes del día D

La preparación del alquiler de un robot humanoide puede resumirse en una lista bastante corta.

La complejidad, por tanto, no procede solo del robot. Procede sobre todo de su integración en un evento por el que ya circulan visitantes, expositores, equipos técnicos, mobiliario y otras animaciones. Una preparación seria consiste precisamente en hacer desaparecer esa complejidad desde el punto de vista del público.

El visitante solo debe ver un robot que aparece en el momento oportuno, se desplaza con naturalidad por el espacio previsto y crea una interacción comprensible. Para descubrir los distintos formatos de intervención, la página alquiler de robot humanoide presenta las principales fórmulas que ofrece Libella Robotics. Para un evento en una feria, la página robot humanoide para ferias profesionales detalla este uso en concreto. Para comparar las familias de robots antes de elegir, consulte también ¿qué robot elegir para su evento?.