Hoe verloopt het huren van een humanoïde robot, van D-30 tot de evenementdag

De volledige planning bij het huren van een humanoïde robot

Een opdracht kan snel worden voorbereid als de locatie en het scenario eenvoudig zijn. Wie comfortabel wil werken, rekent echter op twee tot vier weken: zo kunnen beperkingen worden aangepakt voordat ze op de dag zelf problemen worden.

De logica is eenvoudig: hoe eerder de belangrijke beslissingen vallen, hoe minder het team ter plaatse hoeft te improviseren. De planning geldt ongeacht de gekozen verhuurformule (halve dag, hele dag of maatwerk); wat vooral verschilt, is de mate van voorbereiding en de uitwerking van het scenario.

D-30 tot D-15: eerst het doel bepalen, dan pas de techniek

De eerste vraag is niet ‘wat kan de robot?’. De juiste vraag is: op welk moment willen we de aandacht van het publiek bundelen, en wat moet er direct daarna gebeuren? Op een beurs kan de robot bijvoorbeeld optreden bij de opening, op vaste tijden door een gangpad lopen, een terugkerend afspraakmoment voor de stand creëren of een toespraak begeleiden.

Op een bedrijfsfeest of een opening kan zijn rol anders zijn: gasten verwelkomen, op een precies moment verschijnen, een korte wandeling maken of een overgang vormen tussen twee onderdelen van het evenement. In deze fase verzamelt u onder meer de volgende informatie:

• het exacte adres van de locatie;
• de hal, de stand of de betreffende ruimte;
• de aanwezigheidstijden en de werkelijke openingstijden voor het publiek;
• het gewenste aantal sequenties en hun geschatte duur;
• het verwachte type publiek en de verwachte drukte;
• de contactpersonen bij de klant, de organisator en de regie;
• eventuele merkcontent, gebaren of toespraken die moeten worden ingepast.

Dit is ook het moment om te kiezen tussen een eenvoudige aanwezigheid en een echt uitgewerkt evenementscenario. Een eenvoudige aanwezigheid kan erin bestaan de robot meerdere keren per dag te laten verschijnen, te laten lopen en kort met bezoekers te laten interageren. Een gescripte sequentie heeft daarentegen een begin, een herkenbare actie en een afsluiting. Het publiek begrijpt dat er op dat moment iets bijzonders gebeurt.

Dat onderscheid is belangrijk: een robot die voortdurend zichtbaar is, wordt al snel deel van het decor. Kortere, herkenbare optredens maken het mogelijk de aandacht telkens opnieuw te wekken.

D-15 tot D-7: locatie, toegang en bewegingszone controleren

Zodra het doel vastligt, wordt de vraag technisch. De dienstverlener vraagt doorgaans om recente foto's van de locatie, een plattegrond of, als dat nodig is, een technisch locatiebezoek. Het doel is niet de organisatie ingewikkelder te maken, maar vooraf alles op te sporen wat de opdracht zou kunnen verhinderen of verslechteren.

De vloer. Een tweebenige humanoïde heeft een ondergrond nodig waarop hij goed kan lopen. Er wordt onder meer gecontroleerd:

• of de vloer vlak en stabiel genoeg is;
• of er geen onverwachte treden zijn, en eventuele niveauverschillen;
• kabels die de zone kruisen;
• dikke of slecht vastgezette tapijten;
• hellingen en bijzonder gladde oppervlakken;
• tijdelijke obstakels die op de dag zelf kunnen worden neergezet.

Het definitieve parcours hoeft niet per se lang te zijn. Een paar goed beheerste meters zijn beter dan een grote zone die moeilijk te controleren is. Daarnaast zijn een startpunt, een bewegingszone en een uitwijkzone nodig.

De toegang. De robot moet de plek kunnen bereiken waar hij wordt ingezet. Daarvoor worden gecontroleerd: de parkeer- en leveringsmogelijkheden, de door de beveiliging opgelegde toegangen, de afmetingen van de deuren, de aanwezigheid en afmetingen van liften, de route tussen de losplaats en de stand of zaal, en de tijden waarop die route mag worden gebruikt.

Op een beurs kunnen de logistieke beperkingen vóór en na de opening groter zijn dan tijdens het evenement zelf. Controleer daarom tijdig de exposanten- of leveranciersbadges, de technische toegangen en de tijdslots voor opbouw en afbouw.

Stroom en voorbereiding. Ook als een robot tijdens zijn sequenties op batterij werkt, blijft een stroomaansluiting nodig voor de voorbereiding en de oplaadmomenten.

• een bereikbaar stopcontact;
• een ruimte buiten de publieksstroom voor het materiaal;
• een voldoende afgeschermde voorbereidingszone;
• een begaanbare route tussen die zone en de plek van het optreden.

De menselijke omgeving telt even zwaar als de fysieke. U moet weten wie bereikbaar is tijdens de opbouw, wie een beslissing kan nemen als het draaiboek moet worden aangepast en met wie de operator communiceert bij een probleem. Er moet ook een uitwijkoplossing klaarliggen: als een aanvankelijk vrije zone extreem druk wordt, als er meubilair wordt bijgezet of als het parcours uiteindelijk niet meer begaanbaar is, moet het team de sequentie kunnen inkorten of verplaatsen in plaats van vast te houden aan een scenario dat niet meer past.

Welke documenten worden gevraagd, hangt af van de locatie en de organisator. Een attest van beroepsaansprakelijkheidsverzekering kan daar met name bij horen. De precieze eisen moeten altijd worden bevestigd met de organisator, de beheerder van de locatie en, als het onderwerp dat vereist, de bevoegde vakmensen.

D-7 tot D-1: het idee omzetten in een uitvoerbare sequentie

Een week voor het evenement is de vraag normaal gesproken niet meer wat men zou willen doen. Het gaat erom precies te bepalen hoe de sequentie begint, verloopt en eindigt. Voor elk optreden kan het draaiboek het volgende vastleggen:

• het tijdstip of het startsignaal;
• het startpunt van de robot;
• het geplande parcours;
• de maximale duur;
• de persoon die het startsein geeft;
• eventuele toespraken;
• de muziek of de getoonde content;
• het punt waar de robot de zone verlaat.

Wanneer de robot optreedt tijdens een toespraak, muziek of een ander podiumelement, wordt de afstemming met de regie essentieel. Een verschil van enkele seconden tussen de robot, de microfoon en de muziek kan al volstaan om een sequentie moeilijk te volgen te maken.

Eenvoudige bewegingen werken vaak beter dan een eindeloze demonstratie. Een technisch complexe beweging is niet automatisch een goede beweging voor een evenement. Het publiek moet haar meteen kunnen begrijpen. Enkele korte, gespreide en duidelijk zichtbare gebaren zijn doorgaans beter leesbaar dan een reeks snelle bewegingen, en er moet altijd rekening worden gehouden met de omgeving.

Bij de opdrachten van Libella Robotics wordt de humanoïde robot ingezet volgens het principe van teleoperatie. Dat betekent dat een menselijke operator de robot bestuurt en voortdurend zijn omgeving in de gaten houdt.

• het parcours licht aanpassen;
• de robot vertragen;
• wachten tot iemand opzij gaat;
• een beweging onderbreken;
• een sequentie tijdelijk annuleren.

Dat aanpassingsvermogen is essentieel op een evenement, omdat de werkelijke omgeving nooit helemaal vastligt. Waar mogelijk dient een repetitie ter plaatse om het startpunt, het parcours, de afstanden, de verplaatsingstijden en de synchronisatie met de andere teams te valideren. Is een repetitie ter plaatse niet mogelijk, dan kan een doorloop worden gedaan aan de hand van de plattegrond, video's van de locatie en het draaiboek.

Vóór de evenementdag moeten drie verantwoordelijkheden volkomen duidelijk zijn: wie beslist, wie het publiek toespreekt en wie ervoor zorgt dat de zone bruikbaar blijft.

Evenementdag: opbouw, inzet en afbouw

Op de dag van de opdracht komt het team aan voordat de robot zichtbaar moet zijn voor het publiek. Zo is er een periode waarin de controles zonder tijdsdruk kunnen worden uitgevoerd. Eenmaal ter plaatse controleert het team het materiaal en schakelt het daarna alles in.

Het parcours wordt getest onder de werkelijke omstandigheden van de dag. Met een doorloop op lage snelheid wordt onder meer gecontroleerd:

• het startpunt;
• de afstanden;
• obstakels die sinds de voorbereiding zijn opgedoken;
• het stoppunt;
• de toegang tot de uitwijkzone.

De verantwoordelijke aan klantzijde, de regie en de operator kunnen daarna een laatste briefing houden. De tijden, de startsignalen en de eventuele voorwaarden om een sequentie te annuleren worden nog eens doorgenomen.

Tijdens de inzet hoeft de robot niet per se continu te werken. Gespreide optredens zorgen voor meerdere afspraakmomenten verspreid over de dag en laten tussen de sequenties tijd om de volgende voor te bereiden. Tijdens elk optreden bestuurt de operator de robot op afstand en houdt hij in de gaten wat er rondom gebeurt.

Het draaiboek blijft een referentie, maar wordt niet blind gevolgd. Als het drukker wordt, kan het parcours worden ingekort. Als er een kabel of meubelstuk in de zone opduikt, wordt de route aangepast. Als iemand tijdens een verplaatsing te dichtbij komt, kan de robot worden stilgezet. Tussen twee optredens keert de robot terug naar zijn voorbereidingszone voor de nodige controles en het opladen, zonder dat die zichtbaar deel van de ervaring worden.

Aan het einde van de opdracht wordt de robot uitgeschakeld en gecontroleerd. Het materiaal wordt opgeborgen en daarna afgevoerd volgens de tijden en de logistieke route die de locatie voorschrijft. Op sommige beurzen is het onmogelijk om vóór een bepaald tijdstip een voertuig binnen te rijden of volumineus materiaal te verplaatsen: daar moet dus al bij de voorbereiding rekening mee zijn gehouden.

• de sequenties benoemen die het best werkten;
• de ondervonden beperkingen noteren;
• nuttige aanpassingen plannen voor een volgende opdracht;
• eventueel gemaakte beelden identificeren waarvan hergebruik is toegestaan.

Wat vóór de evenementdag beslist moet zijn

De voorbereiding van het huren van een humanoïde robot laat zich samenvatten in een vrij korte lijst.

De complexiteit zit dus niet alleen in de robot. Ze zit vooral in de inpassing ervan in een evenement waar al bezoekers, exposanten, technische teams, meubilair en andere activiteiten rondgaan. Een serieuze voorbereiding bestaat er precies in die complexiteit onzichtbaar te maken voor het publiek.

De bezoeker moet gewoon een robot zien die op het juiste moment verschijnt, zich natuurlijk door de geplande ruimte beweegt en een begrijpelijke interactie aangaat. De verschillende inzetformats vindt u op de pagina humanoïde robot huren, met de belangrijkste formules van Libella Robotics. Voor een beurs gaat de pagina humanoïde robot voor beurzen dieper in op dat gebruik. Wilt u eerst de robotfamilies vergelijken, lees dan ook welke robot kiest u voor uw evenement?.