Comment se déroule la location d'un robot humanoïde, de J-30 au jour J

Le calendrier complet d'une location de robot humanoïde

Une prestation peut être préparée rapidement lorsque le lieu et le scénario sont simples. Mais, dans un fonctionnement confortable, un délai de deux à quatre semaines permet de traiter les contraintes avant qu'elles ne deviennent des problèmes le jour J.

La logique est simple : plus les décisions importantes sont prises tôt, moins l'équipe doit improviser sur place. Le calendrier reste valable quelle que soit la formule de location retenue : demi-journée, journée ou prestation sur mesure ; ce sont surtout le niveau de préparation et la scénarisation qui changent.

J-30 à J-15 : cadrer l'objectif avant de parler technique

La première question n'est pas « que sait faire le robot ? ». La bonne question est : à quel moment voulons-nous concentrer l'attention du public, et que doit-il se passer juste après ? Sur un salon professionnel, le robot peut par exemple intervenir à l'ouverture, circuler à certains horaires dans une allée, créer un rendez-vous régulier devant le stand ou accompagner une prise de parole.

Lors d'une soirée d'entreprise ou d'une inauguration, son rôle peut être différent : accueil des invités, apparition à un moment précis, courte déambulation ou transition entre deux temps de l'événement. À ce stade, les informations utiles à réunir sont notamment :

• l'adresse exacte du lieu ;
• le hall, le stand ou l'espace concerné ;
• les horaires de présence et les horaires réels d'ouverture au public ;
• le nombre de séquences souhaité et leur durée approximative ;
• le type de public attendu et le niveau de fréquentation ;
• les interlocuteurs côté client, organisateur et régie ;
• les éventuels contenus de marque, gestes ou prises de parole à intégrer.

C'est également à ce moment que l'on choisit entre une présence simple et une véritable scénarisation événementielle. Une présence simple peut consister à faire apparaître le robot plusieurs fois dans la journée, à le faire marcher et interagir brièvement avec les visiteurs. Une séquence scénarisée possède au contraire un début, une action identifiable et une sortie. Le public comprend qu'un moment particulier est en train de se produire.

Cette distinction est importante : un robot laissé visible en permanence finit rapidement par devenir une partie du décor. Des apparitions plus courtes et identifiables permettent de recréer régulièrement l'attention.

J-15 à J-7 : vérifier le lieu, les accès et la zone d'évolution

Une fois l'objectif défini, la question devient technique. Le prestataire demande généralement des photographies récentes du lieu, un plan ou, lorsque cela est nécessaire, une visite technique. Le but n'est pas de compliquer l'organisation : il est d'identifier à l'avance tout ce qui pourrait empêcher ou dégrader l'intervention.

Le sol. Un humanoïde bipède a besoin d'une surface compatible avec sa marche. On vérifie notamment :

• que le sol est suffisamment plat et stable ;
• l'absence de marches non anticipées et les ruptures de niveau ;
• les câbles qui traversent la zone ;
• les tapis épais ou mal fixés ;
• les pentes et les surfaces particulièrement glissantes ;
• les obstacles temporaires susceptibles d'être installés le jour même.

Le parcours définitif n'a pas nécessairement besoin d'être long. Quelques mètres correctement maîtrisés valent mieux qu'une grande zone difficile à contrôler. Il faut également prévoir un point de départ, une zone d'évolution et une zone de repli.

Les accès. Le robot doit arriver jusqu'à son lieu d'utilisation. Cela implique de vérifier les conditions de stationnement et de livraison, les accès imposés par la sécurité, les dimensions des portes, la présence et les dimensions des ascenseurs, le trajet entre le déchargement et le stand ou la salle, ainsi que les horaires pendant lesquels ce trajet est autorisé.

Sur un salon professionnel, les contraintes logistiques peuvent être plus importantes avant et après l'ouverture qu'au moment de l'événement lui-même. Il faut donc vérifier suffisamment tôt les badges exposant ou prestataire, les accès techniques et les créneaux de montage et démontage.

L'alimentation et la préparation. Même lorsqu'un robot fonctionne sur batterie pendant ses séquences, une alimentation électrique reste nécessaire pour sa préparation et ses périodes de recharge.

• une prise électrique accessible ;
• un espace hors de la circulation du public pour le matériel ;
• une zone de préparation suffisamment protégée ;
• un chemin praticable entre cette zone et l'espace d'intervention.

L'environnement humain compte autant que l'environnement physique. Il faut savoir qui sera joignable au montage, qui peut prendre une décision si le conducteur doit être modifié et avec qui l'opérateur communique en cas de problème. Une solution de repli doit également être prévue : si une zone initialement dégagée devient extrêmement dense, si du mobilier est ajouté ou si le parcours n'est finalement plus praticable, l'équipe doit pouvoir raccourcir ou déplacer la séquence plutôt que tenter de maintenir un scénario devenu inadapté.

Les documents demandés dépendent du lieu et de l'organisateur. Une attestation de responsabilité civile professionnelle peut notamment faire partie des éléments demandés. Les exigences exactes doivent toujours être confirmées avec l'organisateur, le gestionnaire du lieu et, lorsque le sujet le nécessite, les professionnels compétents.

J-7 à J-1 : transformer l'idée en séquence exploitable

À une semaine de l'événement, la question n'est normalement plus de savoir ce que l'on voudrait faire. Il faut déterminer exactement comment la séquence va commencer, se dérouler et se terminer. Pour chaque apparition, le conducteur peut préciser :

• l'horaire ou le signal de déclenchement ;
• le point de départ du robot ;
• le parcours prévu ;
• la durée maximale ;
• la personne qui donne le signal de départ ;
• les éventuelles prises de parole ;
• la musique ou le contenu diffusé ;
• le point de sortie.

Lorsque le robot intervient pendant une prise de parole, une musique ou un autre dispositif scénique, la coordination avec la régie devient essentielle. Un décalage de quelques secondes entre le robot, le micro et la musique peut suffire à rendre une séquence difficile à comprendre.

Des mouvements simples fonctionnent souvent mieux qu'une démonstration interminable. Un mouvement techniquement complexe n'est pas automatiquement un bon mouvement événementiel. Le public doit pouvoir le comprendre immédiatement. Quelques gestes courts, espacés et clairement visibles sont généralement plus lisibles qu'une succession de mouvements rapides, et l'environnement doit toujours être pris en compte.

Dans les prestations Libella Robotics, le robot humanoïde est exploité selon un principe de téléopération. Cela signifie qu'un opérateur humain dirige le robot et observe en permanence son environnement.

• modifier légèrement le parcours ;
• ralentir le robot ;
• attendre qu'une personne se déplace ;
• interrompre un mouvement ;
• annuler temporairement une séquence.

Cette capacité d'adaptation est essentielle sur un événement, car l'environnement réel n'est jamais totalement figé. Lorsque c'est possible, une répétition sur place permet de valider le point de départ, le parcours, les distances, les temps de déplacement et la synchronisation avec les autres équipes. Si une répétition sur site n'est pas possible, un filage peut être réalisé à partir du plan, de vidéos du lieu et du conducteur.

Avant le jour J, trois responsabilités doivent être parfaitement claires : qui décide, qui parle au public et qui veille à maintenir la zone exploitable.

Jour J : installation, exploitation et démontage

Le jour de la prestation, l'équipe arrive avant le moment où le robot doit être visible du public. L'objectif est de disposer d'une période pendant laquelle les vérifications peuvent être réalisées sans pression. Une fois sur place, l'équipe contrôle le matériel puis procède à la mise sous tension.

Le parcours est testé dans les conditions réelles du jour. Un passage à vitesse réduite permet notamment de vérifier :

• le point de départ ;
• les distances ;
• les obstacles apparus depuis la préparation ;
• le point d'arrêt ;
• l'accès à la zone de repli.

Le responsable côté client, la régie et l'opérateur peuvent ensuite effectuer un dernier briefing. Les horaires, les signaux de départ et les conditions éventuelles d'annulation d'une séquence sont rappelés.

Pendant l'exploitation, le robot ne doit pas nécessairement fonctionner en continu. Les apparitions espacées permettent de créer plusieurs rendez-vous au cours de la journée et de laisser du temps entre les séquences pour préparer le passage suivant. Pendant chaque intervention, l'opérateur téléopère le robot et surveille ce qui se produit autour de lui.

Le conducteur reste une référence, mais il n'est pas exécuté aveuglément. Si l'affluence augmente, le parcours peut être raccourci. Si un câble ou un élément de mobilier apparaît dans la zone, la trajectoire est modifiée. Si une personne s'approche trop près pendant un déplacement, le robot peut être arrêté. Entre deux passages, le robot revient dans sa zone de préparation afin de gérer les temps de contrôle et de recharge nécessaires sans que ceux-ci deviennent une partie visible de l'expérience.

À la fin de la prestation, le robot est éteint et contrôlé. Le matériel est rangé puis évacué en respectant les horaires et le chemin logistique prévus par le lieu. Sur certains salons, il est impossible de faire entrer un véhicule ou de déplacer du matériel volumineux avant une heure déterminée : ce point doit donc avoir été anticipé dès la préparation.

• identifier les séquences qui ont le mieux fonctionné ;
• noter les contraintes rencontrées ;
• prévoir les ajustements utiles pour une prochaine prestation ;
• identifier les images éventuellement produites et dont la réutilisation est autorisée.

Ce qui doit être décidé avant le jour J

La préparation d'une location de robot humanoïde peut se résumer à une liste assez courte.

La complexité ne vient donc pas uniquement du robot. Elle vient surtout de son intégration dans un événement où circulent déjà des visiteurs, des exposants, des équipes techniques, du mobilier et d'autres animations. Une préparation sérieuse consiste précisément à faire disparaître cette complexité du point de vue du public.

Le visiteur doit simplement voir un robot qui apparaît au bon moment, se déplace naturellement dans l'espace prévu et crée une interaction compréhensible. Pour découvrir les différents formats d'intervention, la page location de robot humanoïde présente les principales formules proposées par Libella Robotics. Pour un événement en salon, la page robot humanoïde pour salon professionnel détaille plus spécifiquement cet usage. Pour comparer les familles de robots avant de choisir, consultez aussi quel robot choisir pour votre événement ?.