Come si svolge il noleggio di un robot umanoide, da 30 giorni prima al giorno dell’evento

Il calendario completo del noleggio di un robot umanoide

Un servizio può essere preparato in poco tempo quando la location e lo scenario sono semplici. Ma, per lavorare con tranquillità, un anticipo di due-quattro settimane permette di affrontare i vincoli prima che diventino problemi il giorno dell’evento.

La logica è semplice: più le decisioni importanti vengono prese presto, meno il team deve improvvisare sul posto. Il calendario vale qualunque sia la formula di noleggio scelta: mezza giornata, giornata intera o servizio su misura; a cambiare sono soprattutto il livello di preparazione e la sceneggiatura.

Da 30 a 15 giorni prima: definire l’obiettivo prima di parlare di tecnica

La prima domanda non è «che cosa sa fare il robot?». La domanda giusta è: in quale momento vogliamo concentrare l’attenzione del pubblico, e che cosa deve succedere subito dopo? In una fiera, per esempio, il robot può intervenire all’apertura, percorrere un corridoio a orari stabiliti, creare un appuntamento ricorrente davanti allo stand o accompagnare un intervento sul palco.

In una serata aziendale o in un’inaugurazione il suo ruolo può essere diverso: accoglienza degli ospiti, apparizione in un momento preciso, breve passeggiata tra il pubblico o transizione tra due momenti dell’evento. In questa fase le informazioni utili da raccogliere sono in particolare:

• l’indirizzo esatto della location;
• il padiglione, lo stand o lo spazio interessato;
• gli orari di presenza e gli orari reali di apertura al pubblico;
• il numero di sequenze desiderato e la loro durata indicativa;
• il tipo di pubblico atteso e il livello di affluenza;
• i referenti lato cliente, organizzatore e regia;
• eventuali contenuti di marca, gesti o interventi da integrare.

È anche il momento in cui si sceglie tra una semplice presenza e una vera sceneggiatura dell’evento. Una presenza semplice può consistere nel far comparire il robot più volte durante la giornata, farlo camminare e interagire brevemente con i visitatori. Una sequenza sceneggiata, al contrario, ha un inizio, un’azione riconoscibile e un’uscita. Il pubblico capisce che sta accadendo un momento particolare.

Questa distinzione è importante: un robot lasciato sempre in vista finisce presto per diventare parte dell’arredamento. Apparizioni più brevi e riconoscibili permettono di riaccendere regolarmente l’attenzione.

Da 15 a 7 giorni prima: verificare location, accessi e area di movimento

Una volta definito l’obiettivo, la questione diventa tecnica. Il fornitore chiede di solito fotografie recenti della location, una planimetria o, se necessario, un sopralluogo tecnico. Lo scopo non è complicare l’organizzazione: è individuare in anticipo tutto ciò che potrebbe impedire o compromettere l’intervento.

Il pavimento. Un umanoide bipede ha bisogno di una superficie compatibile con la sua camminata. Si verifica in particolare:

• che il pavimento sia sufficientemente piano e stabile;
• l’assenza di gradini imprevisti e di dislivelli;
• i cavi che attraversano l’area;
• i tappeti spessi o fissati male;
• le pendenze e le superfici particolarmente scivolose;
• gli ostacoli temporanei che potrebbero essere installati il giorno stesso.

Il percorso definitivo non deve per forza essere lungo. Pochi metri ben controllati valgono più di una grande area difficile da gestire. Bisogna inoltre prevedere un punto di partenza, un’area di movimento e un’area di ripiego.

Gli accessi. Il robot deve arrivare fino al punto in cui verrà utilizzato. Occorre quindi verificare le condizioni di parcheggio e di consegna, gli accessi imposti dalla sicurezza, le dimensioni delle porte, la presenza e le dimensioni degli ascensori, il tragitto tra lo scarico e lo stand o la sala, e gli orari in cui questo tragitto è consentito.

In una fiera i vincoli logistici possono essere più pesanti prima e dopo l’apertura che durante l’evento stesso. Bisogna quindi verificare per tempo i badge espositore o fornitore, gli accessi tecnici e le fasce orarie di allestimento e smontaggio.

L’alimentazione e la preparazione. Anche quando un robot funziona a batteria durante le sequenze, serve comunque un’alimentazione elettrica per la preparazione e per i periodi di ricarica.

• una presa elettrica accessibile;
• uno spazio per l’attrezzatura lontano dal passaggio del pubblico;
• un’area di preparazione sufficientemente protetta;
• un percorso praticabile tra quest’area e lo spazio dell’intervento.

L’ambiente umano conta quanto l’ambiente fisico. Bisogna sapere chi sarà raggiungibile durante l’allestimento, chi può prendere una decisione se la scaletta va modificata e con chi l’operatore comunica in caso di problemi. Va prevista anche una soluzione di ripiego: se un’area inizialmente libera diventa molto affollata, se viene aggiunto dell’arredamento o se il percorso non è più praticabile, il team deve poter accorciare o spostare la sequenza invece di cercare di mantenere uno scenario non più adatto.

I documenti richiesti dipendono dalla location e dall’organizzatore. Tra gli elementi richiesti può esserci, ad esempio, un attestato di assicurazione di responsabilità civile professionale. I requisiti esatti vanno sempre confermati con l’organizzatore, con il gestore della location e, quando il tema lo richiede, con i professionisti competenti.

Da 7 giorni al giorno prima: trasformare l’idea in una sequenza realizzabile

A una settimana dall’evento, di norma la domanda non è più che cosa si vorrebbe fare. Bisogna stabilire con precisione come la sequenza inizierà, si svolgerà e si concluderà. Per ogni apparizione la scaletta può precisare:

• l’orario o il segnale di avvio;
• il punto di partenza del robot;
• il percorso previsto;
• la durata massima;
• la persona che dà il segnale di partenza;
• eventuali interventi al microfono;
• la musica o il contenuto trasmesso;
• il punto di uscita.

Quando il robot interviene durante un discorso, una musica o un altro dispositivo scenico, il coordinamento con la regia diventa essenziale. Uno sfasamento di pochi secondi tra robot, microfono e musica può bastare a rendere una sequenza difficile da capire.

Movimenti semplici funzionano spesso meglio di una dimostrazione interminabile. Un movimento tecnicamente complesso non è per forza un buon movimento per un evento. Il pubblico deve poterlo capire subito. Pochi gesti brevi, distanziati e ben visibili sono in genere più leggibili di una serie di movimenti rapidi, e bisogna sempre tenere conto dell’ambiente.

Nei servizi di Libella Robotics il robot umanoide è gestito in teleoperazione. Significa che un operatore umano guida il robot e osserva costantemente ciò che lo circonda.

• modificare leggermente il percorso;
• rallentare il robot;
• attendere che una persona si sposti;
• interrompere un movimento;
• annullare temporaneamente una sequenza.

Questa capacità di adattamento è essenziale in un evento, perché l’ambiente reale non è mai del tutto fisso. Quando è possibile, una prova sul posto permette di convalidare il punto di partenza, il percorso, le distanze, i tempi di spostamento e la sincronizzazione con gli altri team. Se una prova in loco non è possibile, si può fare una simulazione a partire dalla planimetria, da video della location e dalla scaletta.

Prima del giorno dell’evento, tre responsabilità devono essere perfettamente chiare: chi decide, chi parla al pubblico e chi si assicura che l’area resti utilizzabile.

Il giorno dell’evento: installazione, gestione e smontaggio

Il giorno del servizio il team arriva prima del momento in cui il robot deve essere visibile al pubblico. L’obiettivo è avere un margine in cui fare le verifiche senza pressione. Una volta sul posto, il team controlla l’attrezzatura e poi procede all’accensione.

Il percorso viene testato nelle condizioni reali della giornata. Un passaggio a velocità ridotta permette in particolare di verificare:

• il punto di partenza;
• le distanze;
• gli ostacoli comparsi dopo la preparazione;
• il punto di arresto;
• l’accesso all’area di ripiego.

Il referente del cliente, la regia e l’operatore possono quindi fare un ultimo briefing. Si ricordano gli orari, i segnali di partenza e le eventuali condizioni di annullamento di una sequenza.

Durante la gestione, il robot non deve necessariamente funzionare senza interruzioni. Apparizioni distanziate permettono di creare più appuntamenti nel corso della giornata e di lasciare tempo tra una sequenza e l’altra per preparare il passaggio successivo. Durante ogni intervento l’operatore teleopera il robot e sorveglia ciò che accade intorno a lui.

La scaletta resta un riferimento, ma non viene eseguita alla cieca. Se l’affluenza aumenta, il percorso può essere accorciato. Se nell’area compare un cavo o un elemento d’arredo, la traiettoria viene modificata. Se una persona si avvicina troppo durante uno spostamento, il robot può essere fermato. Tra un passaggio e l’altro il robot torna nella sua area di preparazione, così che i tempi di controllo e di ricarica necessari non diventino una parte visibile dell’esperienza.

Alla fine del servizio il robot viene spento e controllato. L’attrezzatura viene riposta e portata via rispettando gli orari e il percorso logistico previsti dalla location. In alcune fiere è impossibile far entrare un veicolo o spostare materiale ingombrante prima di una certa ora: questo punto va quindi anticipato fin dalla preparazione.

• individuare le sequenze che hanno funzionato meglio;
• annotare i vincoli incontrati;
• prevedere gli aggiustamenti utili per un prossimo servizio;
• individuare le eventuali immagini prodotte di cui è autorizzato il riutilizzo.

Che cosa va deciso prima del giorno dell’evento

La preparazione del noleggio di un robot umanoide si può riassumere in un elenco piuttosto breve.

La complessità non dipende quindi solo dal robot. Dipende soprattutto dal suo inserimento in un evento dove circolano già visitatori, espositori, team tecnici, arredi e altre animazioni. Una preparazione seria consiste proprio nel rendere questa complessità invisibile al pubblico.

Il visitatore deve semplicemente vedere un robot che compare al momento giusto, si muove con naturalezza nello spazio previsto e crea un’interazione comprensibile. Per scoprire i diversi formati di intervento, la pagina noleggio robot umanoide presenta le principali formule proposte da Libella Robotics. Per un evento in fiera, la pagina robot umanoide per lo stand in fiera descrive più nel dettaglio questo uso. Per confrontare le famiglie di robot prima di scegliere, consultate anche quale robot scegliere per il vostro evento?.